Werbungskosten – so lautet das Schlüsselwort. Der Begriff steht unter anderem für die Tatsache, dass Arbeitnehmer privat getragene Ausgaben rund um den Job von der Steuer absetzen können. Dazu gehören etwa die Kosten für die Fahrten zur Arbeit, die Ausgaben für Fortbildungen und auch die Aufwendungen für Arbeitsmittel wie Fachbücher, Werkzeuge oder privat gekaufte und beruflich mitgenutzte Geräte wie das Smartphone.
Doch Vorsicht: Es gibt zwei Wege, die Werbungskosten in der Steuererklärung unterzubringen. Entweder der Steuerzahler nimmt die Werbungskostenpauschale in Höhe von 1000 Euro pro Jahr in Anspruch, die der Staat jedem Arbeitnehmer automatisch anrechnet. Oder er kann die einzelnen Kosten Punkt für Punkt in der Steuererklärung angeben. Diese detaillierte Auflistung ist natürlich erst sinnvoll, wenn die Werbungskosten mehr als 1000 Euro im Jahr betragen.
Wenn das so ist, können die Ausgaben fürs Smartphone mit ins Spiel kommen. Egal, ob Anschaffungs- oder Betriebskosten – wer das Handy und seine Nutzung absetzen will, muss gegenüber dem Fiskus plausibel belegen, dass das Gerät auch für Berufszwecke eingesetzt wird. Im Einzelnen:
1. Anschaffungskosten fürs Handy absetzen: Ein „Smartphone-Tagebuch" hilft
Die entscheidende Frage lautet: Wie hoch ist der Anteil des privaten beziehungsweise des beruflichen Gebrauchs? Grund: Der Steuerzahler kann den Teil der Anschaffungskosten absetzen, der dem Anteil des beruflichen Einsatzes entspricht. Bei 70 Prozent beruflicher Nutzung können also auch 70 Prozent der Aufwendungen abgesetzt werden. Doch wie lässt sich gegenüber dem Fiskus der Umfang der berufsbedingten Nutzung nachweisen?
Gute Chancen hat der, dessen Berufsbild und Tätigkeitsspektrum zum Smartphone-Einsatz passen – das gilt beispielsweise in der Regel für alle, die in Kommunikations- und Medienberufen tätig sind, aber auch für Außendienstmitarbeiter. Wenn Beruf und Mobiltelefon-Nutzung nah beieinander liegen, ist eine steuerliche Anerkennung von bis zu 80 Prozent der Kosten möglich. Eine schriftliche Bescheinigung des Arbeitgebers, die man dem Finanzamt vorlegen kann, hilft natürlich auch.
Nutzung über drei Monate dokumentieren
Ein Tipp: Wer die Handy-Anschaffungskosten absetzen will, sollte drei Monate lang ein „Smartphone-Tagebuch" führen, in das er Datum, Dauer und Nutzungsgrund einträgt. Als Belege für die Telefonate kann ein Einzelverbindungsnachweis des jeweiligen Mobilfunkanbieters dienen. Bei einer nachvollziehbaren Begründung wird das Finanzamt die dreimonatige Dokumentation im Allgemeinen auch für die übrige Zeit anerkennen.
Wenn keine derartige Aufzeichnung vorgelegt werden kann, gibt es möglicherweise noch einen anderen Weg: Falls Job und beruflicher Smartphone-Gebrauch zueinander passen und dieser Kontext formlos in einem Begleitschreiben zur Steuererklärung dargelegt wird, geht der Fiskus üblicherweise von einem 50-prozentigen beruflichen Nutzungsanteil aus. Ein Rechtsanspruch auf dieses Entgegenkommen gibt es aber nicht.
Bei teuren Handys müssen die Kosten gestaffelt abgesetzt werden
Wer die Anschaffungskosten für sein Smartphone steuerlich absetzen will, muss auch auf den Preis des Kommunikationsgeräts achten. Grund: Wenn das intelligente Telefon teurer als 410 Euro (ohne Mehrwertsteuer) war, lässt sich der Kauf nicht auf einen Schlag geltend machen. Es ist vielmehr notwendig, die Handy-Kosten inklusive der gezahlten Mehrwertsteuer über den Zeitraum von fünf Jahren monatsgenau abzuschreiben. Konkret: Der Gesamtpreis des Geräts muss durch 60 Monate geteilt werden, so dass man den Teilbetrag für einen Monat erhält.
Außerdem ist zu bedenken, dass nur jener Teil der Kosten absetzbar ist, der mit der beruflichen Nutzung korrespondiert. Wer all das beachtet, kann die entsprechenden Kosten auf die aktuelle Steuererklärung und die Folgeerklärungen verteilen.
2. Betriebskosten fürs Handy absetzen: Holen Sie den Fiskus mit ins Boot
Bislang ging es um die Anschaffungskosten für ein Smartphone – doch wie sieht es mit den Betriebskosten aus, also mit den Ausgaben fürs Telefonieren, die Internetnutzung etc.? Auch daran kann der Steuerzahler den Fiskus beteiligen, wenn er das Smartphone beruflich einsetzt.
Im Prinzip gelten dieselben Voraussetzungen, die auch bei den Anschaffungskosten greifen. Dabei kann man sich folgende Faustregel merken: Mit glaubhafter Begründung, aber ohne genaueren Nachweis akzeptiert das Finanzamt in der Regel pauschal 20 Prozent der Aufwendungen, maximal jedoch 20 Euro pro Monat. Wer mehr absetzen will, kann wiederum ein „Smartphone-Tagebuch" führen, in welchem über drei Monate hinweg das Nutzungsverhalten genau festgehalten wird.
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